Un workflow, in italiano “flusso di lavoro”, consiste nella segmentazione di un processo in tante piccole attività, svolte in consecuzione. 

Gestire correttamente i processi aziendali, e quindi le attività che li compongono, significa poter contare su tutta una serie di vantaggi, in primis una migliore comunicazione interna tra persone, dipartimenti e diverse arie del tuo business.

Inoltre, adottare sistemi di workflow management consente di:

• eliminare attività ridondanti e situazioni che generano un inutile spreco di energie e tempo; 
• automatizzare determinati processi, liberando così tempo alla forza lavoro che può dedicarsi ad attività a maggiore valore aggiunto;
• migliorare la circolazione delle informazioni in tempo reale fra le diverse aree di business e funzioni aziendali, in modo da rendere il processo di analisi e gestione della supply chain più agile, efficace e basato sui dati, permettendo così decisioni più informate;
• migliorare i tempi di reazione ai cambiamenti del mercato, sia in termini tattici, per esempio scegliendo fornitori e vettori sulla base di tariffe e listini aggiornati, sia strategici, per esempio decidendo le modalità di trasporto e movimentazione più efficaci;
• migliorare l’efficienza e ridurre il lead time di consegna grazie a un sistema di controllo esteso lungo tutta la filiera produttiva, dalle previsioni di vendita alla distribuzione finale delle merci.
• controllare al meglio i costi equilibrando e gestendo in modo puntuale l’intera filiera compresi i livelli di scorta, anche in funzione delle previsioni di vendita e degli ordinativi.

In sintesi, creare un flusso di lavoro integrato aiuta le aziende ad aver maggior consapevolezza riguardo al proprio operato, le mette nelle condizioni di migliorare la qualità e di facilitare il processo decisionale e di pianificazione strategica.

Cosa si intende per flusso di lavoro

Nelle aziende si svolgono molteplici flussi di lavoro. In ogni diverso ufficio, infatti, si adottano procedure e pratiche che coinvolgono diversi collaboratori, ognuno dei quali interviene nella modifica e/o gestione di documenti e pratiche. 

Nell’ambito delle vendite, ad esempio, un unico workflow viene innescato dalla richiesta di un preventivo, che implica l’intervento di uno o più commerciali (eventualmente dei responsabili per approvare scontistiche o promozioni particolari) sino a quello, se occorre, all’ufficio tecnico, per rispondere alle richieste dei clienti con puntualità e precisione. 

In questo caso, un workflow management può contribuire a gestire le anagrafiche, i contratti, i rinnovi e la fatturazione elettronica velocemente e con precisione. Esistono metodi tradizionali, che tuttavia non aiutano né a velocizzare, né a migliorare i processi.

Per essere competitivi sul mercato è molto meglio optare per strumenti digitali, appositamente progettati. 

Nello specifico, un software per il workflow management è in grado di riconoscere lo stato di un processo in azienda, seguire la concatenazione delle task e verificare se sono osservate le regole predefinite. 

Quanto più il sistema di workflow management è integrabile con il resto dei software utilizzati dall’azienda, per esempio con gestionale, CRM ed E-commerce, tanto più risulterà indispensabile, poiché sarà capace di ottenere in autonomia tutte le informazioni di cui ha bisogno e, a sua volta, fornirle ai clienti, arricchendo così il know how aziendale e aumentando la produttività e i risultati del tuo business.

Come creare un workflow aziendale con MyPIM

My PIM è una piattaforma digitale che permette d’integrare in un unico ambiente sia le informazioni dei prodotti che i processi legati al ciclo commerciale degli stessi. 

Ciò significa che l’ERP e l’ECommerce aziendale sono collegati in un unico software che dialoga in tempo reale e permette modifiche, integrazioni e aggiornamenti rapidi e automatizzati. 

MyPIM, inoltre, è il primo software completamente italiano customizzato sulle reali necessità dell’azienda: ogni applicazione, canale e/o piattaforma può essere completamente personalizzata in base alle esigenze. 

Grazie a un sismetema di integrazione API, infatti, MyPIM può creare un vero e proprio workflow aziendale, dandoti la possibilità di velocizzare e automatizzare i processi. 

Questo tipo di innovazione tecnologica risulta prezioso per tutte quelle aziende che hanno la necessità di organizzare, distribuire e migliorare sia i processi che le informazioni legate alla gestione dei prodotti in chiave digitale.

Una grande azienda, dunque, potrà disporre di tutti i servizi della piattaforma per migliorare i processi legati sia alla raccolta degli ordini nelle varie modalità agenti, ecommerce B2C, ecommerce B2B, che quelli legati alla gestione dei negozi fisici diretti e associati.

La piattaforma, inoltre, è modulare e progressiva in modo da risultare idonea agli obiettivi che l’azienda intende raggiungere sia nel breve che nel lungo periodo.

Tutte le funzionalità di MyPIM sono:

• Catalogo Elettronico e distribuzione delle informazioni in modalità digitale;
• Interfaccia Gestionale (ERP) in modalità API, ODBC, file;
• Ecommerce B2C/B2B, in modalità multicanale;
• Punti vendita fisici e omnicanalità;
• Agenti e patrimonio informativo aziendale;

Grazie a tutte queste caratteristiche MyPIM può diventare un alleato prezioso per far crescere il tuo business!